Projectaanpak

Hoe sluit uw regio aan op de Beschikbaarheidswijzer?

In 3 fases van eerste contact naar succes

1. Van eerste contact tot contract

Is de Beschikbaarheidswijzer binnen uw zorgregio al vaker onderwerp van gesprek geweest? Of bent u nog vrij onbekend met deze totaaloplossing? Waar u ook staat als we met u in contact komen, we informeren u in deze oriëntatiefase graag. We komen bij u om persoonlijk kennis te maken, een presentatie met demo te geven, vragen te beantwoorden en u meer te vertellen over de ervaringen van andere zorgregio’s.

Is de Beschikbaarheidswijzer mogelijk ook voor uw zorgregio de oplossing om wachttijden voor jeugdzorg inzichtelijk te maken? Dan maken we graag een offerte voor u op. Eenmaal in deze fase aangekomen – is onze ervaring- komen we er altijd samen uit en heten we ook uw zorgregio welkom bij de Beschikbaarheidswijzer!

2. Van contract naar livegang

• Start en planning

Het contract is getekend; we gaan aan de slag! We starten met een (evt. online) kick-off meeting met onze accountmanager, het ontwikkelteam en de producteigenaar en eventueel andere betrokkenen vanuit uw zorgregio. Tijdens deze meeting informeren we elkaar over bijzonderheden, stemmen we af wie wat doet en wanneer. We maken hiervoor een concrete planning en vervolgafspraken. Dit resulteert in het plan van aanpak, de leidraad voor ons allemaal voor de komende periode.

• De inrichting van de Beschikbaarheidswijzer voor uw regio

Aan de hand van alle verkregen informatie brengen we alle functionele wensen en eisen om zorgaanbieders en verwijzers in uw regio zo goed mogelijk met de Beschikbaarheidswijzer te laten werken in kaart. Ons ontwikkelteam vertaalt deze functionele wensen vervolgens naar de technische invulling en richt de Beschikbaarheidswijzer voor uw regio in. Na testen zijn we zover om de voor uw regio gerealiseerde Beschikbaarheidswijzer op te leveren.

• Implementatie en acceptatie

De livegang nadert! Deze fase begint met een briefing van de producteigenaar en de andere bij dit project betrokkenen vanuit de zorgregio. We lopen gezamenlijk door de Beschikbaarheidswijzer zoals voor uw regio is ingericht en voeren indien nodig de laatste wijzigingen door.  Is alles in orde? Dan geeft u – de zorgregio – akkoord voor livegang en spreken we af op welke datum de Beschikbaarheidswijzer voor uw zorgregio beschikbaar is. Vanaf deze datum kunnen zorgaanbieders een account aanmaken, de Beschikbaarheidswijzer invullen en iedere 2 weken de wachttijden bijwerken zowel via de website als app. Om deze overstap zo soepel mogelijk te laten verlopen, starten we in deze fase met het onboardingstraject.

• Afronding en sluiting project

Het project komt in de afrondende fase, de beschikbaarheidswijzer is aangeboden aan de zorgaanbieders en de Beschikbaarheidswijzer wordt door de aanbieders ingevuld. We zitten er bovenop en zowel onze accountmanager als ons ontwikkelteam biedt u maximale ondersteuning; we zijn beschikbaar voor vragen en eventuele problemen lossen we snel op. Verloopt alles naar wens? Dan is het moment aangebroken om het implementatietraject af te ronden. Er volgt een evaluatie en er is een overdracht naar support die vanaf dit moment het eerste aanspreekpunt is.

3. Van livegang naar succes

Met het hebben van een goede oplossing, zijn we er niet. Het succesvol werken met de Beschikbaarheidswijzer in uw regio hangt af van onze gezamenlijke inspanningen. Met de opgedane kennis en ervaring doen we er alles aan om het uw zorgaanbieders en verwijzers zo gemakkelijk mogelijk te maken om met de Beschikbaarheidswijzer te werken. We zetten hiervoor ons onboardingstraject in. Dit traject starten we al op tijdens de implementatiefase. Denk hierbij bijvoorbeeld aan instructies om een account aan te maken, handleidingen, Webinars, demo’s en support.  We volgen nauwlettend de voortgang en hebben hierover veelvuldig contact met de producteigenaar want uw succes is ons succes!

Doorlooptijd en planning

De ontwikkel- en opstartfase heeft een duur van 2- 6 weken, de implementatie zelf duurt ongeveer 2-4 weken. De doorlooptijd van het totale project tot livegang bedraagt in totaal gemiddeld 8-10 weken. Sommige fases overlappen elkaar waardoor de maximale doorlooptijd tot afronding kan worden verkort indien gewenst. We gaan er bij het afgeven van onze planning vanuit dat de verantwoordelijke vanuit de zorgregio de vooraf afgestemde acties binnen de daarvoor gestelde termijn afrondt. Loopt het toch anders dan gepland? De lijnen zijn kort dus het komt altijd goed!

Documentatie

Tijdens het gehele traject leggen we afspraken vast en werken we met gedetailleerde checklists die we met elkaar doornemen. Verder delen we in de verschillende fases met alle betrokkenen ondersteunende documentatie als voorbeeld- en instructiemails voor zorgaanbieders en verwijzers, handleidingen, FAQ, etc.

Wilt u ook starten met de Beschikbaarheidswijzer?

Meer informatie over de Beschikbaarheidswijzer, neem dan contact op met Lydia Kuiterman.

Lydia Kuiterman

Accountmanager Beschikbaarheidswijzer

lydia@beschikbaarheidswijzer.nl
06 19 86 77 80